حرية المعلومات

يجب على الجهة إرفاق ما يثبت بأنها قامت سابقاً بإتمام عملية (عمليات) طلب (طلبات) لمعلومات والرد عليها.

يجب على الجهة إرفاق الإجراءات والعمليات المطورة والمعتمدة لطلبات حرية المعلومات، حيث يجب على الجهة أن تصمم وتوثّق عملية موحّدة لطلبات المعلومات، وأن تطور إجراءات لإدارة ومعالجة وتوثيق طلبات الوصول إلى المعلومات العامة (Public Information) وفقاً لسياسات/ لوائح حرية المعلومات الصادرة عن مكتب إدارة البيانات الوطنية (NDMO).

يجب على الجهة إرفاق الدليل الاسترشادي المطور لعملية حرية المعلومات والأجوبة عن الأسئلة الشائعة.

يجب أن يبين الدليل ما يلي، كحدٍ أدنى:

• آلية تجهيز الطلب.
• آلية إرسال الطلب.
• آلية انتظار الرد.
• آلية مراجعة الرد.
• آلية الاستئناف (إذا لزم الأمر).

كما قد تتضمن الأسئلة الشائعة:

• الأسئلة الشائعة حول عملية حرية المعلومات والمتطلبات والجداول الزمنية وغيرها من المعلومات المتعلقة بطلب معلومات. ويمكن أن يساعد تقديم الأسئلة الشائعة (المكررة الطرح) (FAQs) على توضيح الاستفسارات الشائعة وتقديم معلومات مفيدة للأفراد الذين يسعون إلى تقديم طلبات حرية المعلومات.

يجب على الجهة إرفاق تقرير مراقبة استجابة الجهة لطلبات حرية المعلومات استناداً إلى مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) (بطاقات المؤشرات) المحددة مسبقاً. ويجب أن تشتمل بيانات كل مؤشر أو بطاقة كل مؤشر على التالي، كحدٍ أدنى:

• اسم/رمز المؤشر.
• مالك المؤشر.
• منسق المؤشر.
• وصف المؤشر.
• الهدف الاستراتيجي/ التشغيلي المراد قياسه (مع تحديد المواصفة أو العملية التي يتبع لها المؤشر).
• معادلة المؤشر.
• وحدة القياس (نسبة، عدد، إلخ).
• خط الأساس (قيمة القياس في أول سنة قياس).
• القيمة المستهدفة.
• دورية القياس (كل شهر/ ربع سنة/ نصف سنة/ سنوي).
• مصادر البيانات المستخدمة لحساب المؤشر.
• آلية جمع البيانات.
• قطبية المؤشر (+/-) (قطبية موجبة: ارتفاع قيمة المؤشر هو الهدف، قطبية سالبة: انخفاض قيمة المؤشر هو الهدف).

يجب على الجهة إرفاق تقرير بوصف (اسم، إصدار، إلخ.) الأداة (الأدوات) المستخدمة لأتمتة عملية الاستجابة لطلبات حرية المعلومات.

تشير الأداة إلى برنامج أو تطبيق مصمم لتبسيط وأتمتة عملية معالجة طلبات حرية المعلومات (FOI) من التقديم إلى الاكتمال. ويمكن لمثل هذه الأداة أن تعزز الكفاءة والدقة والشفافية في إدارة طلبات حرية المعلومات من خلال أتمتة المهام المختلفة وتقليل الجهد اليدوي وضمان الامتثال لقوانين ولوائح حرية المعلومات.

يجب على الجهة إرفاق تقرير حالة تنفيذ عملية طلبات حرية المعلومات، على أن يغطي ما يلي:

• الموافقة على طلب (طلبات) الوصول إلى المعلومات العامة (Public).
• رفض طلب (طلبات) الوصول إلى المعلومات العامة.
• تمديد الفترة الزمنية المطلوبة للرد على طلبات معينة.
• إشعار المستفيد/ين بأن المعلومات المطلوبة متاحة على موقع الجهة أو ليست ضمن اختصاصها.

يجب على الجهة إرفاق ما يثبت التواصل على مستوى الجهة والمنشورات العامة، وفقاً لسياسات/ لوائح حرية المعلومات الصادرة عن مكتب إدارة البيانات الوطنية (NDMO)، وبما لا يتعارض مع اللوائح المعمول بها في المملكة العربية السعودية. يجب على الجهة أن تنشر المعلومات التالية على موقعها الحكومي الرسمي أو مواقعها الإلكترونية المرتبطة بها:

• الأنظمة واللوائح والتعليمات والقرارات التنظيمية المتبعة لدى الجهة.
• الخدمات التي تقدمها الجهة ووصف تفصيلي لكيفية الحصول على تلك الخدمات.
• الهيكل التنظيمي للجهة ويشمل الأدوار الوظيفية والمسؤوليات.
• معلومات عن الوظائف الشاغرة لدى الجهة، باستثناء المعلومات المتعلقة بالشواغر الأمنية أو العسكرية حسبما تحدده السلطات الأمنية أو العسكرية أو حسبما تقتضيه اللوائح المعمول بها في المملكة العربية السعودية.
• التقارير الاستراتيجية والتشغيلية السنوية الخاصة بالجهة ومن ضمنها تقرير القوائم المالية الخاصة بالجهة.
• الإحصاءات العامة والأخبار والتحديثات الخاصة بالجهة والمتعلقة بأنشطتها، وتشمل الآتي:
  • عدد موظفي الجهة.
  • سنة تأسيس الجهة.
  • عدد الخدمات التي قدمتها الجهة في السنة السابقة.
  • توصيفات محدثة لأنشطة الجهة.
• المشاريع المقدمة من قبل الجهة بموجب ما نصت عليه في لوائح حرية المعلومات فيما يتعلق بالمخاطر التي قد تؤثر على حياة الناس أو صحتهم أو ممتلكاتهم. يجب أن تتضمن المعلومات وسائل التواصل مع أشخاص مصرحين من قبل الجهة مشتملة على ما يلي، كحدٍ أدنى:
  • أسماء الأشخاص.
  • العناوين البريدية (المكانية) للأشخاص.
  • عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص.
• معلومات عن المشاريع المقدمة أو التي ترعاها الجهة وفق سياسات/ لوائح حرية المعلومات فيما يخص المخاطر التي من شأنها التأثير على حياة الأشخاص وصحتهم وأملاكهم. ويجب على المعلومات أن تشمل الآتي:
  • أسماء المتسلمين.
  • فترة التنفيذ.
  • التحليل التقني.
• القواعد الاسترشادية والمنشورات التي ترفع مستوى وعي الأشخاص بحقوقهم في حرية المعلومات لدى الجهة.

إذا لم تكن المعلومات أعلاه متاحة أو صالحة، يجب على الجهة أن تقدم تبريراً بذلك مع هذه الأدلة، وفقاً لسياسات/ لوائح حرية المعلومات.

يجب على الجهة إرفاق وثائق العملية (العمليات) المحدثة بما في ذلك التغييرات، مع الإشارة إلى نسخ منقحة من الوثائق التي تحدد الخطوات والإجراءات لعملية خاصة أو مهمة معينة تتعلق بحرية المعلومات، ويتضمن ذلك:

• وثائق المراجعات والنتائج الدورية للعمليات المحدثة مع التغييرات.
• آليات التحسين المستمر لعمليات حرية المعلومات.

يجب على الجهة إرفاق تقرير مراقبة تم إعداده بناءً على بيانات مؤشرات الأداء يجب على الجهة أن ترفق النماذج المُعدَّة لطلبات الوصول إلى المعلومات العامة، سواء إلكترونية أو ورقية، تحدد فيها إلى مقدم الطلب المعلومات المطلوب تقديمها. ويجب أن تتضمن المعلومات المطلوبة ما يلي، كحدٍ أدنى:

• معلومات عن مقدم الطلب وتشمل الاسم والعنوان والهوية الوطنية.
• وصف للمعلومات العامة المطلوبة من مقدم الطلب.
• الغرض من طلب الوصول إلى المعلومات العامة.
• الأساس القانوني للطلب.
• طريقة توصيل الإشعار إلى مقدم الطلب (بريد إلكتروني، عنوان وطني).
• تاريخ الطلب.

يجب على الجهة إرفاق ما يثبت نشر مجموعات بيانات "عامة" محددة، وذلك تحت أنظمة لوائح حرية المعلومات.

يمكن أن تؤدي الإجابة عن طلبات حرية المعلومات (FOI) في بعض الأحيان إلى نشر مجموعات بيانات مفتوحة كجزء من مبادرات البيانات المفتوحة.

عندما يقدم مقدم الطلب طلباً لحرية المعلومات للحصول على معلومات محددة تقع ضمن نطاق قوانين حرية المعلومات، ويتم منح الطلب، ويجوز للجهة الحكومية تقديم المعلومات المطلوبة في شكل مجموعة بيانات. إذا كانت مجموعة البيانات التي تم إصدارها تفي بمعايير لكونها متاحة للعموم/ للجمهور وقابلة للقراءة آليّاً وقابلة لإعادة الاستخدام، فيمكن اعتبارها بيانات مفتوحة.

يجب على الجهة إرفاق ما يثبت نشر التواصل بشأن حرية المعلومات بما في ذلك القواعد الإرشادية والأسئلة الشائعة على الموقع الرسمي للجهة بما يتناسب مع متطلبات مكتب إدارة البيانات الوطنية (NDMO).

يجب على الجهة إرفاق آلية تسعير طلبات الوصول إلى المعلومات العامة. حيث يجب على الجهة أن تحتسب وتوثّق رسوم المعالجة لكل طلب خاص بالوصول إلى المعلومات العامة تمت الموافقة عليه، وذلك عن طريق تبنّي مخطط تسعير تحدده الجهة ويُعتمد من مكتب إدارة البيانات الوطنية (NDMO).

يجب على الجهة إرفاق سجل محدث لحرية المعلومات، حيث يجب على الجهة أن توثق سجلات الامتثال في سجل مجمّع بالشكل الذي تحدده القواعد الاسترشادية لحرية المعلومات الصادرة عن مكتب إدارة البيانات الوطنية (NDMO). ويجب على السجل أن يشمل ما يلي، كحدٍ أدنى:

• المعلومات عن المسؤول الحالي عن إتاحة البيانات المفتوحة والمعلومات (ODIAO).
• سجلات طلبات الوصول إلى المعلومات العامة.
• منشورات الجهة العامة.
• أي سجلات أخرى، وتشمل الصيغة والطريقة المطلوبة بموجب سياسات/ لوائح حرية المعلومات الصادرة عن مكتب إدارة البيانات الوطنية (NDMO).